Na conved.com teď najdete nový cílový formát PDF/A. Převedete do něj PDF, dokumenty Word, tabulky, prezentace i obrázky. Naskenované stránky přitom dostanou rozpoznaný text a u každého výsledku uvidíte, jestli opravdu splňuje normu.
Proč PDF/A
PDF/A je PDF upravené pro dlouhodobé uložení podle normy ISO 19005. Všechna písma musí být vložená v souboru, šifrování, JavaScript, zvuk a video jsou zakázané a soubor nesmí záviset na ničem mimo sebe. V Česku ho potřebuje hlavně veřejná správa: podle § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. je PDF/A výstupním formátem textových dokumentů ve spisové službě úřadů, obcí a krajů. Chtějí ho i některé školy a archivy. Do datové schránky naopak stačí obyčejné PDF.
Uložit jako PDF/A umí leckdo, ověřit méně často
Že je soubor PDF/A, hlásí značka v jeho metadatech. Zapsat ji umí každý program, který PDF vytváří, a nic ji nekontroluje. Kancelářské programy mají při ukládání do PDF zaškrtávací políčko pro PDF/A, ale jestli výsledek pravidla splnil, obvykle neukážou. Stejně je na tom AI asistent, kterého požádáte o PDF/A. Soubor vám vyrobí a napíše, že je archivní. Proti pravidlům normy ho ale obvykle nemá čím zkontrolovat, takže to je jen jeho odhad.
Nesplněné pravidlo přitom nemusí být vidět. Nevložené písmo, chybějící barevný profil nebo nesprávná metadata v prohlížeči nepoznáte. Vyjdou najevo až ve chvíli, kdy soubor zkontroluje spisová služba nebo archiv, a to bývá pozdě.
Proto každý výsledek, který u nás do PDF/A převedete, kontrolujeme nezávislým validátorem podle pravidel ISO 19005-2 pro úroveň B. V kroku 3 u souboru uvidíte buď „Ověřeno: splňuje PDF/A-2b“, nebo počet pravidel, která výsledek nesplnil.
Skeny dostanou textovou vrstvu
Sken je v PDF jen obrázek. Novela č. 504/2021 Sb. přitom chce, aby dokumenty, které úřad vyhotovuje v elektronické spisové službě, obsahovaly strojově čitelný text. Při převodu PDF do PDF/A proto strany bez textu rozpoznáme (OCR). Obraz stránky zůstane stejný a pod něj uložíme neviditelnou textovou vrstvu, takže v dokumentu jde hledat a kopírovat. Rozpoznáváme češtinu, slovenštinu, němčinu a angličtinu, podle písma první stránky i azbuku, řečtinu, arabštinu, hebrejštinu, japonštinu, čínštinu a korejštinu. Strany, které text už mají, se obsahově nemění.
Dokumenty Word a další kancelářské soubory
DOC, DOCX, ODT, XLSX, PPTX a další kancelářské formáty převádíme do PDF/A přímo a vkládáme do nich všechna písma. Pokud dokument používá písmo, které na serveru nemáme, třeba Aptos, výchozí písmo Microsoft 365 od roku 2023, použijeme náhradní a rozvržení se může mírně posunout. Kdo potřebuje přesný vzhled z Wordu, uloží dokument ve Wordu jako PDF a to převede do PDF/A.
Co zatím neumíme
- Vyrábíme jen PDF/A-2b. PDF/A-1, PDF/A-3 (třeba e-faktury s vloženým XML) ani úroveň A se strukturou pro čtečky obrazovky zatím ne.
- Text rozpoznáváme u skenů do 30 stran. Delší sken převedeme do PDF/A bez textové vrstvy.
- PDF chráněné heslem převést nejde.
- Elektronicky podepsané PDF nepřevádíme, protože převod by podpis zneplatnil. Dokument převeďte do PDF/A před podpisem.
Platí stejné limity jako u ostatních převodů: až 10 souborů naráz, každý do 100 MB, zdarma a bez registrace. Vyzkoušet to můžete na stránkách převod PDF do PDF/A a převod DOCX do PDF/A. Pokud potřebujete ze skenu upravitelný text, přečtěte si novinku o převodu PDF do Wordu.