Bei conved gibt es ein neues Zielformat: PDF/A. Sie laden ein Word-Dokument, eine Tabelle, eine Präsentation, ein Bild oder ein fertiges PDF hoch und erhalten eine Datei nach PDF/A-2b. Gescannte Seiten bekommen dabei eine Textebene, und jedes Ergebnis wird gegen die Norm geprüft, bevor Sie es herunterladen.
Was PDF/A ist
PDF/A ist PDF für die Langzeitarchivierung, genormt als ISO 19005. Die Datei muss alles enthalten, was zur Anzeige nötig ist, und darf nichts enthalten, was später Probleme machen kann. Alle Schriften sind eingebettet, Farben geräteunabhängig beschrieben, Metadaten Pflicht. Verboten sind JavaScript, Verschlüsselung, Audio, Video und Verweise auf externe Dateien. Die Library of Congress beschreibt die Regeln im Detail.
Verlangt wird PDF/A von Archiven, manchen Hochschulen für Abschlussarbeiten, von Ausschreibungsportalen und Behörden. Gerichte nehmen es an, schreiben es aber nicht vor: Die ERVB 2025 nennt als zulässige Versionen „PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA“.
Was conved jetzt macht
- Office-Dokumente (DOCX, DOC, ODT, RTF, XLSX, PPTX und weitere) werden direkt als PDF/A geschrieben, mit allen Schriften in der Datei. Fehlt eine Schrift auf unserem Server, zum Beispiel Aptos aus Microsoft 365, setzen wir eine Ersatzschrift ein; der Umbruch kann sich dadurch leicht verschieben.
- Vorhandene PDFs werden in PDF/A umgewandelt. Seiten, die schon Text enthalten, bleiben inhaltlich gleich.
- Scans durchlaufen die Texterkennung. Das Seitenbild bleibt, darüber liegt eine unsichtbare Textebene, sodass sich das Dokument durchsuchen und Text kopieren lässt. Das gilt für Dokumente bis 30 Seiten, in Deutsch, Englisch, Tschechisch und Slowakisch sowie in Kyrillisch, Griechisch, Arabisch, Hebräisch, Japanisch, Chinesisch und Koreanisch.
- Jedes Ergebnis wird geprüft. Ein unabhängiger Validator kontrolliert die Datei nach den Regeln von ISO 19005-2, Stufe B. Neben der Datei steht dann „Geprüft: erfüllt PDF/A-2b“ oder die Zahl der nicht erfüllten Regeln.
Warum die Prüfung der eigentliche Punkt ist
Ob eine Datei PDF/A ist, steht in ihren Metadaten. Diesen Eintrag kann jedes Programm setzen, auch wenn die Datei die Regeln nicht einhält, etwa weil eine Schrift nur teilweise eingebettet ist oder ein Bild ein unpassendes Farbprofil hat. Mit bloßem Auge sieht man das nicht. Es fällt erst auf, wenn ein Portal die Datei ablehnt oder ein Archiv sie Jahre später nicht übernimmt.
Ein einfaches „Als PDF speichern“ erzeugt ein normales PDF ohne diese Garantien. Word für Windows hat zwar die Option „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“, prüft das Ergebnis aber nicht. Ähnlich ist es mit KI-Assistenten: Wer einen Chat bittet, ein PDF/A zu erstellen, bekommt ein PDF, das ein Programm im Hintergrund geschrieben hat. Der Assistent kann die Datei anschließend nicht Regel für Regel an der Norm messen; er kann nur versichern, dass sie stimmt. Eine Prüfung ersetzt das nicht.
Was wir nicht anbieten
Wir erzeugen ausschließlich PDF/A-2b. PDF/A-1 und PDF/A-3 gibt es nicht, damit auch keine E-Rechnungen nach ZUGFeRD oder Factur-X, die PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei sind. Die barrierefreie Stufe A mit Dokumentstruktur fehlt ebenfalls. Verschlüsselte PDFs lassen sich nicht umwandeln. Signierte PDFs wandeln wir nicht um, weil jede Umwandlung die Signatur ungültig machen würde. Deshalb gilt: erst PDF/A, dann signieren.
Ausprobieren können Sie es auf den Seiten PDF in PDF/A umwandeln und DOCX in PDF/A umwandeln. Es gelten die üblichen Grenzen: bis zu 10 Dateien auf einmal, je bis 100 MB, ohne Anmeldung. Hochgeladene Dateien löschen wir gleich nach der Umwandlung, Ergebnisse nach 14 Tagen.