PDF/A ist ein ganz normales PDF mit strengeren Regeln. Alle Schriften stecken in der Datei, Farben sind geräteunabhängig beschrieben, Metadaten liegen in einem festen Format bei, und alles, was in zwanzig Jahren nicht mehr funktionieren könnte, ist verboten: JavaScript, Verschlüsselung, Verweise auf externe Dateien, Audio und Video. Die Datei hat weiterhin die Endung .pdf und öffnet sich in jedem PDF-Programm. Dieser Konverter macht aus einem vorhandenen PDF ein PDF/A-2b und prüft das Ergebnis anschließend gegen die Norm.
Wofür man PDF/A braucht
- Archivierung: Verträge, Protokolle, Bauunterlagen und Abschlussarbeiten, die auch in Jahrzehnten noch genauso aussehen sollen wie heute. Manche Hochschulen und Archive nehmen Dateien nur als PDF/A an.
- Behörden und Ausschreibungsportale, die in ihren Einreichungsbedingungen PDF/A verlangen.
- Gerichte und beA: Hier lohnt ein genauer Blick, siehe unten.
- Gescannte Akten, die durchsuchbar werden sollen, damit man nach Namen, Aktenzeichen oder Beträgen suchen und Text herauskopieren kann.
PDF/A bei Gericht: erlaubt, aber nicht vorgeschrieben
Für Schriftsätze an deutsche Gerichte, ob über das beA, das beBPo oder einen anderen sicheren Übermittlungsweg, gilt die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung. Welche PDF-Versionen zulässig sind, steht in der Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025: „PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA“ sowie TIFF Version 6. Ein gewöhnliches PDF reicht also aus, PDF/A ist keine Pflicht. Ein PDF/A-2b erfüllt aber von selbst die Sollvorgaben der Bekanntmachung, die oft übersehen werden: kein JavaScript, keine eingebundenen Objekte, die ein anderes Programm zur Anzeige brauchen, Darstellung unabhängig vom Gerät. Weitere Vorgaben betreffen nicht das Format, sondern die Nachricht: höchstens 1 000 Dateien und 200 MB, Dateinamen bis 90 Zeichen nur aus Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Minus.
Was unser Konverter mit dem PDF macht
- Seiten mit Text bleiben inhaltlich, wie sie sind. Fehlende Schriften werden eingebettet, Farben und Metadaten an die Norm angepasst.
- Seiten ohne Text, also Scans oder Handyfotos eines Dokuments, durchlaufen die Texterkennung (OCR). Das Seitenbild bleibt unverändert, darüber legen wir eine unsichtbare Textebene. Im Viewer sehen Sie weiter den Scan, können aber mit Strg+F suchen und Text markieren. Erkannt werden Deutsch, Englisch, Tschechisch und Slowakisch; anhand der ersten Seite auch Kyrillisch, Griechisch, Arabisch, Hebräisch, Japanisch, Chinesisch und Koreanisch.
- Die Texterkennung läuft für Dokumente bis 30 Seiten. Ein längerer Scan wird trotzdem in PDF/A umgewandelt, nur ohne Textebene. Wer ihn durchsuchbar braucht, teilt ihn vorher in Teile von höchstens 30 Seiten.
- Was PDF/A verbietet, kann im Ergebnis nicht vorkommen: JavaScript (etwa Rechenfunktionen in Formularen), eingebettete Audio- und Videodateien, Verschlüsselung.
- Das Ergebnis ist PDF/A-2b nach ISO 19005-2, Endung .pdf.
Jedes Ergebnis wird gegen die Norm geprüft
Ein Programm kann in eine Datei schreiben, sie sei PDF/A, ohne dass sie es ist. Diese Kennzeichnung ist nur ein Eintrag in den Metadaten. Deshalb prüfen wir jede erzeugte Datei mit einem unabhängigen Validator nach den Regeln von ISO 19005-2 für Stufe B. Im Ergebnis steht bei der Datei entweder „Geprüft: erfüllt PDF/A-2b“ oder die Zahl der nicht erfüllten Regeln. Sie wissen also vor dem Hochladen in ein Portal, woran Sie sind.
Typische Probleme
Signiertes PDF in PDF/A umwandeln
Jede Änderung an einer signierten Datei macht die Signatur ungültig, auch die Umwandlung in PDF/A. Signierte PDFs wandeln wir deshalb nicht um und sagen beim Dokument, warum. Die richtige Reihenfolge ist immer: erst PDF/A erzeugen, dann signieren. PDF/A-2 erlaubt Signaturen nach PAdES, die Signatur verträgt sich also mit dem Format.
PDF mit Kennwort
Verschlüsselte PDFs lassen sich nicht umwandeln, und PDF/A selbst darf ohnehin nicht verschlüsselt sein. Öffnen Sie die Datei mit dem Kennwort, speichern Sie eine ungeschützte Kopie und laden Sie diese hoch.
Der erkannte Text im Scan hat Fehler
OCR verwechselt gern 0 und O, 1 und l oder rn und m. Bei PDF/A stört das weniger als bei einer Umwandlung in Word, weil man immer das Originalbild sieht; die Fehler wirken sich nur auf Suche und Kopieren aus. Bessere Vorlagen bringen bessere Ergebnisse: 300 dpi, gerade eingelegt, ohne Schatten.
PDF/A-1, PDF/A-3 oder PDF/A-2a gefordert
Wir erzeugen nur PDF/A-2b. PDF/A-1 bieten wir nicht an; Gerichte nehmen nach der ERVB 2025 auch PDF/A-2 an. PDF/A-3 ist vor allem für E-Rechnungen nach ZUGFeRD oder Factur-X nötig, bei denen eine XML-Datei im PDF steckt; solche Rechnungen erstellt Ihr Buchhaltungsprogramm, nicht ein Konverter. Stufe A mit Dokumentstruktur für Barrierefreiheit bieten wir ebenfalls nicht an.
PDF/A-1 und PDF/A-2 im Vergleich
| Merkmal | PDF/A-1 | PDF/A-2 |
|---|---|---|
| Norm | ISO 19005-1:2005 | ISO 19005-2, 2011 |
| Basis | PDF 1.4 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) |
| Transparenz, JPEG 2000 | nein | ja |
| Anhänge | nein | nur PDF/A-Dateien |
| Stufen | a, b | a, b, u |
Ausführlich beschreibt die Library of Congress die PDF/A-Familie und PDF/A-2 (auf Englisch).
Andere Wege und wann unser Konverter hilft
Entsteht das Dokument gerade erst in Word, ist der direkte Export am saubersten: Speichern als PDF, unter „Optionen“ das Häkchen „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“ setzen (Anleitung von Microsoft). Dasselbe erledigt unser Konverter ohne installiertes Office über DOCX in PDF/A umwandeln.
Unser Konverter hilft bei fertigen PDFs, deren Ausgangsdatei fehlt, bei Scans, die durchsuchbar werden sollen, und bei Stapeln: bis zu 10 Dateien auf einmal, je bis 100 MB, ohne Anmeldung, Ergebnisse auch als ZIP. Hochgeladene Dateien löschen wir gleich nach der Umwandlung, die Ergebnisse nach 14 Tagen. Brauchen Sie aus dem Scan bearbeitbaren Text, ist PDF in DOCX der richtige Weg. Mehr zum Format: PDF.