Ein normales PDF aus Word sieht heute auf jedem Rechner richtig aus. Ob das in fünfzehn Jahren noch gilt, hängt davon ab, was die Datei voraussetzt: Schriften, die nicht eingebettet sind, Farbprofile eines bestimmten Geräts, Verweise auf andere Dateien. PDF/A schließt genau das aus. Dieser Konverter macht aus einem Word-Dokument direkt ein PDF/A-2b nach ISO 19005-2 und prüft jede erzeugte Datei gegen die Norm.
Wann aus Word ein PDF/A werden sollte
- Die Hochschule verlangt die Abschlussarbeit oder Dissertation als PDF/A.
- Ein Ausschreibungsportal, ein Archiv oder eine Behörde schreibt PDF/A in den Einreichungsbedingungen vor.
- Verträge, Gutachten, Protokolle und Satzungen sollen langfristig aufbewahrt werden, ohne dass sich Schrift oder Umbruch je ändern.
- Ein Schriftsatz geht ans Gericht. Pflicht ist PDF/A dort nicht, die ERVB 2025 lässt neben gewöhnlichem PDF ausdrücklich auch PDF/A-1 und PDF/A-2 zu. Ein PDF/A enthält aber sicher kein JavaScript und keine eingebetteten Objekte, die die Bekanntmachung ausschließt.
Was bei der Umwandlung passiert
Wir öffnen das DOCX auf unserem Server, setzen es Seite für Seite und schreiben es direkt als PDF/A-2b, nicht erst als normales PDF mit nachträglicher Reparatur. Im Einzelnen:
- Schriften werden ausnahmslos in die Datei eingebettet. Das verlangt die Norm, und genau das macht PDF/A beim Empfänger unabhängig von installierten Schriften.
- Fehlende Schriften: Ist eine im Dokument verwendete Schrift auf unserem Server nicht vorhanden, setzen wir eine Ersatzschrift ein und betten diese ein. Das betrifft vor allem Aptos, die Standardschrift von Microsoft 365 seit 2023, und gekaufte Hausschriften. Die Ersatzschrift hat ähnliche, aber nicht identische Zeichenbreiten, dadurch können Zeilen und Seiten etwas anders umbrechen. Bei Dokumenten mit festen Seitenverweisen, etwa einem Inhaltsverzeichnis, lohnt ein Blick auf das Ergebnis.
- Bilder, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen werden wie beim normalen PDF-Export übernommen, das Papierformat bleibt, DIN A4 bleibt DIN A4.
- Kommentare und Änderungsverfolgung gehören nicht ins Archivdokument. Nehmen Sie Änderungen vor dem Hochladen an oder lehnen Sie sie ab, damit das PDF/A den endgültigen Text zeigt.
- Makros und alles Ausführbare entfallen, PDF/A verbietet JavaScript und Verschlüsselung. Ein kennwortgeschütztes DOCX müssen Sie vorher in Word ohne Kennwort speichern.
Danach prüfen wir die Datei mit einem unabhängigen Validator nach den Regeln von ISO 19005-2, Stufe B. Im Ergebnis steht „Geprüft: erfüllt PDF/A-2b“ oder die Zahl der nicht erfüllten Regeln. Die Kennzeichnung „PDF/A“ allein ist nur ein Eintrag in den Metadaten, den jedes Programm setzen kann; die Prüfung zeigt, ob die Datei die Regeln tatsächlich einhält.
Typische Probleme beim Umwandeln von Word in PDF/A
Die Schrift sieht anders aus als in Word
Dann hatten wir die Originalschrift nicht und haben eine Ersatzschrift eingebettet. Wenn das Aussehen zählt, stellen Sie das Dokument vor dem Hochladen auf eine verbreitete Schrift um, etwa Calibri, Arial oder Times New Roman, oder erzeugen das PDF/A direkt in Word auf dem Rechner, auf dem die Schrift installiert ist.
Das Dokument hat jetzt eine Seite mehr
Gleiche Ursache: etwas breitere Zeichen der Ersatzschrift schieben die letzte Zeile auf eine neue Seite. Kontrollieren Sie Inhaltsverzeichnis und Querverweise.
PDF/A soll signiert werden
Erst umwandeln, dann signieren. Jede spätere Änderung, auch eine erneute Umwandlung, macht die Signatur ungültig. PDF/A-2 erlaubt Signaturen nach PAdES.
Barrierefreies PDF/A (Stufe A, PDF/UA) wird verlangt
Das bieten wir nicht an. Unser Ergebnis ist Stufe B, also visuell exakt, aber ohne Tag-Struktur für Screenreader. Für barrierefreie Dokumente exportieren Sie direkt aus Word mit den Optionen für Barrierefreiheit und lassen das Ergebnis mit einem Prüfwerkzeug für PDF/UA kontrollieren.
Normales PDF oder PDF/A?
| Merkmal | PDF/A-2b | |
|---|---|---|
| Schriften | meist eingebettet, nicht garantiert | immer eingebettet |
| JavaScript, Verschlüsselung | erlaubt | verboten |
| Farben | beliebig | geräteunabhängig definiert |
| Metadaten XMP | optional | Pflicht |
| Typischer Einsatz | Versand, Druck | Archiv, Behörden, Abschlussarbeiten |
Für eine Bewerbung, ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail reicht ein normales PDF, das geht über DOCX in PDF umwandeln. PDF/A lohnt sich, wenn jemand es verlangt oder das Dokument lange aufbewahrt wird. Die Regeln der Norm fasst die Library of Congress zusammen (auf Englisch).
Die Alternative in Word selbst
Word für Windows kann PDF/A selbst schreiben: Datei, Speichern unter, Dateityp PDF, dann „Optionen“ und dort „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“ aktivieren (Anleitung von Microsoft). Wie der Name sagt, bezieht sich die Option auf PDF/A-1, und Word prüft das Ergebnis nicht gegen die Norm. Wer Word und alle Schriften auf dem Rechner hat, kommt so trotzdem am schnellsten zum Ziel.
Unser Konverter hilft, wenn Word fehlt (Linux, Chromebook, Smartphone), wenn mehrere Dokumente auf einmal umgewandelt werden sollen (bis zu 10 Dateien, je bis 100 MB, ohne Anmeldung) oder wenn Sie eine Bestätigung brauchen, dass die Datei die Norm einhält. Hochgeladene Dateien löschen wir gleich nach der Umwandlung, Ergebnisse nach 14 Tagen. Liegt nur noch ein PDF vor, nutzen Sie PDF in PDF/A umwandeln. Mehr zum Format: DOCX.