XLS ist das binäre Arbeitsmappenformat von Excel 97 bis Excel 2003, intern BIFF8 genannt. Excel 2007 hat es durch XLSX ersetzt, und dabei wuchs nicht nur die Datei: Das Tabellenblatt ging von 65.536 Zeilen und 256 Spalten auf 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Die Umwandlung von XLS in XLSX ist meist unkritisch, weil das neue Format alles aufnehmen kann, was das alte konnte. Die wenigen Ausnahmen stehen unten.
Warum XLS in XLSX konvertieren?
- Mehr Platz: Ein .xls-Blatt endet bei Zeile 65.536 und Spalte IV. Datenexporte und Protokolle stoßen schnell an diese Grenze.
- Kompatibilitätsmodus: Excel öffnet eine .xls im Kompatibilitätsmodus (in eckigen Klammern in der Titelleiste), neuere Funktionen bleiben aus. Das alte Format erlaubt außerdem nur 4.000 eindeutige Zellformate, aktuelles Excel 64.000.
- Gemeinsames Bearbeiten: Mehrere Personen gleichzeitig in einer Mappe in Microsoft 365, OneDrive oder SharePoint, das klappt mit .xlsx, nicht mit dem Format Excel 97–2003.
- Skripte und Importe: Viele Werkzeuge lesen nur XLSX. Die Python-Bibliothek openpyxl, auf der unzählige Importskripte aufbauen, verarbeitet xlsx, xlsm, xltx und xltm, aber kein .xls.
- Sicherheit: Eine .xlsx kann keine Makros enthalten (dafür gibt es .xlsm), Mailfilter und Kollegen trauen ihr deshalb eher.
Was unser Konverter übernimmt und was nicht
Die Mappe wird auf unseren Servern geöffnet und als XLSX im Format Office Open XML gespeichert. Unser Konverter liest BIFF8-Dateien aus Excel 97–2003 und auch ältere Mappen aus Excel 5.0 und Excel 95.
- Bleibt erhalten: alle Blätter in ihrer Reihenfolge, Werte und Formeln, Zahlen- und Datumsformate, Schriften, Rahmen und Füllungen, verbundene Zellen, Spaltenbreiten und Zeilenhöhen, fixierte Bereiche, AutoFilter, bedingte Formatierung, Auswahllisten aus der Datenüberprüfung, benannte Bereiche, Kommentare, Hyperlinks, Bilder und Blattschutz.
- Diagramme kommen als bearbeitbare Diagramme an. Farben, Beschriftungspositionen oder Schriften können leicht abweichen, also vor dem Weitergeben kurz ansehen.
- Geht verloren: VBA-Makros, denn XLSX hat dafür keinen Platz. Schaltflächen und ActiveX-Steuerelemente, die diese Makros starteten, verlieren damit ihren Zweck. Wer die Makros braucht, öffnet die Datei in Excel und speichert sie als .xlsm.
- Pivot-Tabellen überstehen die Umwandlung meist, ihre Definition wird dabei aber neu geschrieben. Danach in Excel aktualisieren.
Typische Probleme mit XLS-Dateien
Excel meldet: Dateiformat und Dateierweiterung passen nicht zusammen
Onlinebanking, Buchhaltungs- und ERP-Systeme exportieren oft HTML oder das Format XML-Kalkulationstabelle 2003 und nennen die Datei nur .xls. Excel warnt dann bei jedem Öffnen. Unser Konverter richtet sich nach dem Inhalt, nicht nach der Endung, so entsteht in der Regel eine echte XLSX und die Warnung ist weg.
Formeln zeigen #BEZUG! oder #NAME?
Formeln mit Verweisen auf andere Mappen behalten ihre Verknüpfung, der Pfad zeigt aber auf den ursprünglichen Rechner. In Excel unter Daten, Verknüpfungen bearbeiten korrigieren. #NAME? bedeutet meist eine Funktion aus einem Add-In, das nicht installiert ist.
Nach dem Umwandeln von XLS in XLSX sind die Makros weg
Das ist systembedingt, siehe oben. Die ursprüngliche .xls als Sicherung behalten oder in Excel als .xlsm speichern.
Mappe mit Kennwort
Eine Mappe, die schon zum Öffnen ein Kennwort verlangt, lässt sich nicht umwandeln. Das Kennwort zuerst in Excel entfernen (Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen, Mit Kennwort verschlüsseln, Feld leeren). Blattschutz ohne Öffnungskennwort ist kein Hindernis.
XLS und XLSX im Vergleich
| XLS (BIFF8) | XLSX | |
|---|---|---|
| Standard in | Excel 97 bis Excel 2003 | Excel 2007 und neuer |
| Zeilen × Spalten pro Blatt | 65.536 × 256 | 1.048.576 × 16.384 |
| Eindeutige Zellformate | 4.000 | 64.000 |
| Aufbau | Binär, OLE-Verbunddatei | ZIP-Archiv mit XML-Teilen |
| Makros | Können enthalten sein | Nie (Variante mit Makros: .xlsm) |
Quellen für die Grenzwerte: der Microsoft-Artikel Verwenden von Excel mit früheren Versionen von Excel und die Formatbeschreibung der Library of Congress, die auch die BIFF-Versionen bis zurück zu Excel 2.0 von 1987 auflistet (auf Englisch).
In Excel oder hier?
Mit Excel dauert eine Datei eine Minute: öffnen, Datei, Informationen, Kompatibilitätsmodus, Konvertieren. Excel ersetzt dabei die .xls durch eine .xlsx. Soll die alte Datei bleiben, nehmen Sie Speichern unter und wählen Excel-Arbeitsmappe (.xlsx). Ohne Excel öffnet auch das kostenlose LibreOffice Calc .xls-Dateien und speichert sie über Datei → Speichern unter als .xlsx.
Unser Konverter hilft, wenn gerade kein Excel da ist (Linux, Smartphone, fremder Rechner) oder ein Archiv alter Mappen aktualisiert werden soll: bis zu 10 Dateien gleichzeitig hochladen, je bis 100 MB, Ergebnisse als ein ZIP herunterladen. Hochgeladene Dateien löschen wir direkt nach der Konvertierung, Ergebnisse nach 14 Tagen.
Brauchen Sie eine Druckfassung? XLSX in PDF macht aus der umgewandelten Mappe ein PDF. Gleich alte Word-Dokumente aktualisiert DOC in DOCX. Mehr zum Ausgangsformat: XLS.