Microsoft Excel 97–2003

Eine XLS-Datei ist eine Microsoft-Excel-Arbeitsmappe im Binärformat von Excel 97 bis 2003. Excel 2007 ist auf XLSX umgestiegen, doch XLS ist längst nicht verschwunden. Buchhaltungsprogramme, Banken, Onlineshops und interne Systeme exportieren „Excel“ weiterhin als XLS, Behörden stellen ältere Statistiken und Formulare darin bereit, und Firmenarchive sind voll davon. Manche dieser Dateien sind gar keine echten XLS, daher stammt die häufigste Fehlermeldung, siehe unten.

Geschichte

Excel erschien 1985 für den Macintosh und 1987 für Windows. Sein eigenes Format BIFF (Binary Interchange File Format) durchlief mehrere Versionen. BIFF5 in Excel 5.0 (1993) brachte mehrere Tabellenblätter in einer Datei, und BIFF8, eingeführt mit Excel 97, ist das, was wir heute XLS nennen. Es blieb Standard bis Excel 2003. Microsoft veröffentlichte die Spezifikation 2007 unter dem Open Specification Promise und pflegt sie als [MS-XLS]. Das aktuelle Excel öffnet XLS im Kompatibilitätsmodus und kann es weiterhin speichern.

Was in einer XLS-Datei steckt

XLS nutzt den Container Compound File Binary, wie DOC und PPT (erste Bytes D0 CF 11 E0). Der Stream „Workbook“ enthält eine Folge binärer Datensätze: zuerst globale Einstellungen, Schriften, Formate und gemeinsame Zeichenketten, dann je Blatt Zellen, Formeln, Diagramme und Druckeinstellungen. Weitere Streams tragen VBA-Makros und Dokumenteigenschaften. Laut Formatbeschreibung der Library of Congress und Spezifikation:

• Grenzen: 65.536 Zeilen und 256 Spalten (A bis IV) pro Blatt. XLSX schafft 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten.
• Makros: Eine XLS kann VBA-Code enthalten, ohne dass die Endung es verrät. In der XLSX-Familie kann das nur XLSM.
• Kennwörter: Die Verschlüsselung in XLS (XOR, 40-Bit-RC4, CryptoAPI-RC4) ist nach heutigen Maßstäben schwach. Sensible Daten gehören in eine kennwortgeschützte XLSX, die AES verwendet.

XLS-Datei öffnen

• Windows und Mac: Microsoft Excel in jeder Version oder Excel für das Web mit kostenlosem Microsoft-Konto.
• Kostenlos: LibreOffice Calc unter Windows, macOS und Linux, Numbers auf dem Mac, Google Tabellen nach dem Hochladen in Google Drive.
• Smartphone: die Excel-App für Android und iOS, Google Tabellen, Numbers auf dem iPhone.

Typische Probleme

Excel: Dateiformat und Dateierweiterung passen nicht zueinander

Diese Warnung erscheint, wenn eine Datei mit Endung .xls in Wirklichkeit eine HTML-Tabelle, eine XML-Tabelle oder eine CSV ist. Viele Websysteme und Bankexporte erzeugen solche Dateien. Vertrauen Sie der Quelle, klicken Sie auf Ja, die Daten öffnen sich normal, danach speichern Sie als XLSX. Kam die Datei unerwartet per E-Mail, öffnen Sie sie nicht.

Daten nach Zeile 65.536 fehlen

Jemand hat eine größere Tabelle als XLS gespeichert, alles jenseits der Grenze wurde abgeschnitten. Aus dieser XLS lassen sich die Daten nicht zurückholen, fordern Sie einen Export als XLSX oder CSV an.

Makros in XLS werden blockiert

Seit 2022 blockiert Microsoft 365 VBA-Makros in Dateien aus dem Internet. Wenn Sie der Datei vertrauen, öffnen Sie im Explorer die Eigenschaften und setzen den Haken bei Zulassen.

Datumswerte nach dem Kopieren um vier Jahre verschoben

Alte Mac-Arbeitsmappen nutzten das 1904-Datumssystem, Windows das 1900-System. Der Unterschied beträgt 1.462 Tage. Die Einstellung steht unter Excel-Optionen > Erweitert > 1904-Datumswerte verwenden.

XLS umwandeln

Tabellen konvertieren wir auf eigenen Servern.

• XLS in XLSX ist die übliche Modernisierung, siehe XLS in XLSX umwandeln. Alle Blätter, Formeln, Formatierungen, verbundene Zellen und Diagramme werden übernommen. VBA-Makros entfallen, weil XLSX sie nicht speichern kann.
• XLS in PDF druckt alle Blätter nach ihrer Seiteneinrichtung und ihren Druckbereichen. Ein breites Blatt ohne „an Seitenbreite anpassen“ verteilt sich auf mehrere Seiten. Mehr unter XLSX in PDF, das sich genauso verhält.
• XLS in CSV oder TXT exportiert nur das erste Blatt, als Werte, in UTF-8. CSV trennt mit Komma, TXT mit Tabulator. Ein deutsches Excel erwartet im CSV Semikolons, öffnen Sie die Datei daher über Daten > Aus Text/CSV.
• XLS in DOCX, DOC, ODT oder RTF macht aus dem Blatt eine Tabelle im Textdokument. Formeln werden durch ihre Ergebnisse ersetzt.
• XLS in ODS für LibreOffice, das offene Format, das manche Behörden bevorzugen.

Mit installiertem Excel geht es für eine einzelne Datei am schnellsten über Datei > Informationen > Konvertieren. Unser Konverter hilft ohne Office, unter Linux, am Handy und bei Stapeln von bis zu 10 Dateien.

XLS im Überblick