Eine Tabelle wird zum PDF, wenn Zahlen genau so ankommen sollen, wie sie verschickt wurden: Rechnung oder Preisliste für Kunden, Stundenzettel für die Lohnbuchhaltung, Kostenplan für einen Förderantrag, Anlage für ein Vergabeportal oder eine Behörde. Der Empfänger braucht kein Excel, kann keine Formel versehentlich überschreiben und sieht dieselben Seiten wie Sie in der Druckvorschau. Genau daran scheitern viele Umwandlungen, denn ein Arbeitsblatt hat keine Seiten. Die entstehen erst beim Drucken.
Wie der Konverter die Arbeitsmappe in Seiten aufteilt
Wir öffnen die XLSX-Datei auf unserem eigenen Server in Tschechien und exportieren sie als PDF. Dabei wird nichts dazuerfunden. Maßgeblich ist die in der Datei gespeicherte Seiteneinrichtung, genau wie beim Drucken:
- Blätter: Alle sichtbaren Tabellenblätter landen in einem PDF, in der Reihenfolge der Registerkarten. Ausgeblendete Blätter fehlen.
- Druckbereiche aus Excel (Seitenlayout › Druckbereich) werden eingehalten. Ein Blatt ohne Druckbereich wird im benutzten Zellbereich gedruckt.
- Manuelle Seitenumbrüche, Ausrichtung, Papierformat, Ränder, Kopf- und Fußzeilen sowie Wiederholungszeilen werden übernommen.
- Skalierung wie „Alle Spalten auf einer Seite darstellen“ wird angewendet.
- Per Filter oder von Hand ausgeblendete Zeilen bleiben unsichtbar.
Formeln werden zu ihren angezeigten Ergebnissen, mit Zahlenformat und Rundung. Diagramme landen als Vektorgrafik im PDF und bleiben beim Zoomen scharf. Hyperlinks in Zellen bleiben anklickbar. Zellkommentare werden nicht zu PDF-Anmerkungen, und Makros, Dropdown-Listen oder Datenschnitte verlieren ihre Funktion. Ein PDF ist ein Ausdruck, keine Arbeitsmappe.
Excel als PDF: nur ein Blatt im Ergebnis
Die häufigste Beschwerde hat zwei Ursachen, je nach Werkzeug.
In unserem Konverter gilt: Sobald irgendein Blatt einen Druckbereich hat, werden Blätter ohne Druckbereich gar nicht ausgegeben. Excel druckt solche Blätter vollständig. Eine Mappe, die in Excel korrekt aussieht, kann hier also Blätter verlieren. Abhilfe dauert eine Minute: Auf dem Blatt mit Druckbereich diesen aufheben (Seitenlayout › Druckbereich › Druckbereich aufheben) oder auf jedem gewünschten Blatt einen Druckbereich festlegen.
Excels eigene PDF-Ausgabe hat die umgekehrte Falle: Standardmäßig speichert sie nur das aktive Blatt. Unter Optionen „Gesamte Arbeitsmappe“ wählen.
Breite Tabelle: Spalten landen auf eigenen Seiten
Ein Blatt, das breiter ist als das Papier, wird in senkrechte Streifen geschnitten. Die Seiten laufen standardmäßig erst nach unten, dann nach rechts. Die Spalten K bis T einer langen Liste erscheinen also erst nach allen Zeilen der Spalten A bis J, vielleicht auf Seite 9 von 12. So liest niemand eine Tabelle.
Beheben Sie das in der Quelldatei vor der Umwandlung:
- Seitenlayout › Ausrichtung › Querformat.
- Seitenlayout › An Format anpassen: Breite 1 Seite, Höhe Automatisch. Die Tabelle bekommt so viele Seiten wie nötig, aber nie mehr als eine in der Breite.
- Seitenlayout › Drucktitel › Wiederholungszeilen oben, damit die Kopfzeile auf jeder Seite steht.
Für lange Listen taugt „Blatt auf einer Seite darstellen“ nicht: 2000 Zeilen auf einem DIN-A4-Blatt ergeben unlesbar kleine Schrift. Prüfen Sie auch das Papierformat. Mappen aus den USA oder Dateien aus Programmen, die gar keine Seiteneinrichtung schreiben, können im US-Format Letter statt in DIN A4 herauskommen.
Schriften und „###“ im PDF
Excel speichert nur Schriftnamen, nicht die Schriften selbst. Unser Server hat für die klassischen Office-Schriften metrisch kompatible Ersatzschriften: Carlito für Calibri, Caladea für Cambria, Liberation für Arial, Times New Roman und Courier New. Die Zeichen sind exakt gleich breit, die Spalten passen also. Aptos, seit 2023 Nachfolger von Calibri als Standardschrift in Microsoft 365, Segoe UI und Hausschriften sind nicht vorhanden und werden ersetzt. Ist der Ersatz etwas breiter, passt eine Zahl, die ihre Spalte gerade ausgefüllt hat, nicht mehr hinein, und im PDF steht ###. Spalte etwas verbreitern oder die Zellen auf Calibri oder Arial umstellen.
XLSX und PDF im Überblick
| XLSX | ||
|---|---|---|
| Norm | ECMA-376 (2006), ISO/IEC 29500 (2008) | ISO 32000-1 (2008), ISO 32000-2 (2017, überarbeitet 2020) |
| Inhalt | Zellen, Formeln und Formate in gezipptem XML | feste Seiten mit Text, Vektoren und Bildern |
| Seiten | keine, nur Druckeinstellungen | fest und endgültig |
| Gedacht für | Rechnen und Bearbeiten | Lesen, Versenden, Drucken, Archivieren |
XLSX ist seit Excel 2007 das Standardformat. Laut Formatbeschreibung der Library of Congress handelt es sich um ein ZIP-Paket aus SpreadsheetML-Dateien: Benennen Sie eine Kopie in .zip um, und Sie können hineinschauen. Unser Ergebnis ist ein normales PDF, nicht die Archivvariante PDF/A. Mehr zum Zielformat auf unserer Seite zum PDF-Format.
Wann Excel reicht und wann der Konverter hilft
Wenn Sie Excel haben und die Mappe ungewöhnliche Schriften nutzt, ist der eigene Export (Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen) am originalgetreuesten, weil Excel mit den echten Schriften rendert. Wie man einen Druckbereich festlegt oder aufhebt, erklärt der Microsoft-Support.
Der Konverter hilft, wenn kein Excel zur Hand ist: am Chromebook, unter Linux, am Smartphone, an einem fremden Rechner, oder wenn zehn Arbeitsmappen auf einmal umgewandelt werden sollen. Jede wird zu einem eigenen PDF, alle zusammen lassen sich als ZIP herunterladen. Ältere binäre .xls-Dateien funktionieren genauso. Wer sie weiter bearbeiten will, kann zuerst XLS in XLSX umwandeln. Die hochgeladene Mappe löschen wir direkt nach der Umwandlung, das PDF nach 14 Tagen. Für Word-Dateien gibt es DOCX in PDF.