Dokument Word převedeme do PDF/A-2b, archivní podoby PDF podle normy ISO 19005-2. Na rozdíl od běžného PDF musí mít PDF/A všechna písma vložená v souboru a nesmí obsahovat nic, co by za pár let nešlo otevřít: šifrování, JavaScript, zvuk, video ani odkazy na vnější zdroje. Výsledek ověříme podle pravidel normy a v kroku 3 uvidíte, jak kontrola dopadla. Níže je, co se s dokumentem při převodu stane, na co si dát pozor u písem a kdy vám stačí obyčejné PDF.
Proč PDF/A, a ne obyčejné PDF
Obyčejné PDF z Wordu vypadá jako PDF/A, rozdíl je uvnitř. Může odkazovat na písmo, které je jen ve vašem počítači, může být zašifrované heslem a nemá povinná metadata. Pro odeslání e-mailem nebo tisk to nevadí. Problém nastává, když má dokument vydržet roky v archivu nebo ve spisu.
Úřady, obce, kraje a státní instituce vedou spisovou službu podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. a ta v § 23 odst. 2 určuje jako výstupní formát textových dokumentů PDF/A. Typické situace z praxe:
- Na obecním úřadě píšete rozhodnutí nebo zápis ze zastupitelstva ve Wordu a do spisové služby ho potřebujete vložit jako PDF/A.
- Škola nebo fakulta chce závěrečnou práci v PDF/A.
- Předáváte dokumenty do archivu nebo partnerovi, který je ukládá dlouhodobě.
- Chcete mít jistotu, že smlouva nebo směrnice se za deset let otevře se stejnými písmy a stejným zalomením.
Co se s dokumentem Word při převodu stane
- Rozvržení stránek, obrázky, tabulky, záhlaví a zápatí se převedou tak, jak by se dokument vytiskl.
- Všechna písma se vloží do výsledného souboru. Příjemce nemusí mít nic nainstalované.
- Náhradní písmo: když dokument používá písmo, které na našem serveru není, použijeme náhradní. Rozvržení se tím může mírně posunout, typicky jinak zalomený řádek nebo odstavec přetečený na další stranu.
- Zakázané prvky (JavaScript, zvuk, video, šifrování) ve výsledku být nemohou.
- Přípona výsledku je .pdf. PDF/A je pořád PDF a otevře ho každý prohlížeč.
Stejně převedeme i DOC, ODT, RTF, tabulky XLSX a prezentace PPTX. Vybíráte jen cílový formát PDF/A.
Písmo Aptos a posunuté rozvržení
Od roku 2023 je výchozím písmem Microsoft 365 Aptos. Pokud jste dokument psali v novém Wordu a písmo neměnili, je nejspíš v Aptosu. To je přesně případ, kdy použijeme náhradní písmo: text bude v podobném bezpatkovém písmu, ale jinak široký, a řádky se mohou zalomit jinde než ve vašem Wordu.
Když na přesném vzhledu záleží (počet stran, podpisový řádek na konci stránky, formulář), máte dvě možnosti:
- V dokumentu nastavte běžně dostupné písmo a převeďte ho znovu. Po převodu výsledek projděte.
- Uložte dokument ve Wordu jako obyčejné PDF. Word do něj vloží písma, která skutečně použil. To PDF pak převeďte na stránce převod PDF do PDF/A. Strany s textem zůstanou obsahově stejné, takže dostanete přesný vzhled z Wordu i ověřené PDF/A.
Kdy stačí obyčejné PDF
PDF/A není povinné pro datové schránky. Příloha č. 3 vyhlášky č. 194/2009 Sb. připouští obyčejné PDF, PDF/A i samotný DOCX. Pro životopis, nabídku, fakturu e-mailem nebo tisk také stačí běžné PDF, na stránce převod DOCX do PDF.
| Situace | Formát |
|---|---|
| Spisová služba úřadu, obce, kraje | PDF/A |
| Závěrečná práce, archiv | PDF/A, variantu podle pokynů |
| Datová schránka | PDF nebo PDF/A, obojí přípustné |
| E-mail, tisk, životopis | |
| Dokument se bude dál upravovat | DOCX |
PDF/A přímo ve Wordu
Word na Windows umí PDF/A uložit sám: Soubor, Uložit jako (nebo Uložit kopii), typ souboru PDF, Další možnosti, Možnosti a zaškrtnout „V souladu s normou ISO 19005-1 (PDF/A)“. Postup popisuje nápověda Microsoftu. Pokud Word máte a s dokumentem pracujete jen občas, je to nejrychlejší cesta a Word vloží svá písma.
Word ale neukáže, jestli výsledek pravidla normy opravdu splňuje, a volba se snadno zapomene zaškrtnout. Pokyny také mohou chtít jinou variantu, než jakou Word nabízí. Náš převodník se hodí, když Word nemáte (Linux, Chromebook, mobil), převádíte víc dokumentů naráz (až 10 souborů, každý do 100 MB) nebo chcete ověřený výsledek. Nahrané dokumenty mažeme hned po převodu, výsledky po 14 dnech.
Vyrábíme jen PDF/A-2b. PDF/A-1, PDF/A-3 ani úroveň A se strukturou pro čtečky obrazovky zatím nenabízíme. Technický popis rodiny PDF/A vede Kongresová knihovna USA (anglicky), o formátu Word najdete víc v popisu DOCX.