Převod PDF do PDF/A

PDF/A je obyčejné PDF, které dodržuje přísnější pravidla normy ISO 19005. Všechna písma jsou vložená přímo v souboru, barvy mají přiložený popis, metadata jsou v předepsané podobě a nic nesmí záviset na internetu ani na programu, který zrovna máte. Zakázané je šifrování, JavaScript, zvuk a video. Smysl je jednoduchý: soubor se má za dvacet let otevřít stejně jako dnes. Náš převodník vyrábí variantu PDF/A-2b a každý výsledek ověří podle pravidel normy. Níže je, co se s vaším PDF stane, kdy PDF/A opravdu potřebujete a kdy ne.

PDF/A pro úřad, spisovou službu a datovou schránku: kdy je povinné

Nejčastější důvod je spisová služba. Veřejnoprávní původci, tedy úřady, obce, kraje a státní instituce, se řídí vyhláškou č. 259/2012 Sb. Podle jejího § 23 odst. 2 je výstupním formátem pro statické textové dokumenty a dokumenty kombinující text s obrazem právě PDF/A podle ISO 19005. Když tedy obecní úřad ukládá dokument do elektronického spisu nebo ho připravuje k archivaci, potřebuje PDF/A.

Od novely č. 504/2021 Sb. navíc platí, že dokument, který veřejnoprávní původce vyhotovuje v elektronickém systému spisové služby, musí obsahovat strojově čitelný text. Prostý sken, tedy obrázek stránky, to nesplní. Proto naskenované stránky při převodu rozpoznáváme (viz níže).

Datová schránka PDF/A nevyžaduje. Příloha č. 3 vyhlášky č. 194/2009 Sb. uvádí mezi přípustnými formáty datových zpráv obyčejné PDF i PDF/A a vedle nich třeba DOCX, ODT nebo JPG. Pokud vám úřad PDF/A výslovně nepředepsal, pošlete klidně běžné PDF. Jinou věcí je, co s dokumentem udělá příjemce: pokud ho ukládá do spisu, PDF/A mu ušetří práci.

PDF/A chtějí i některé vysoké školy u závěrečných prací a archivy u předávaných dokumentů. Konkrétní variantu (PDF/A-1, -2, -3) určují jejich pokyny, ty si přečtěte dřív, než začnete převádět.

Co se při převodu PDF do PDF/A stane

• Strany, které už text mají, zůstanou obsahově stejné. Text, obrázky i rozvržení se nemění, soubor se jen upraví tak, aby splňoval pravidla normy.
• Naskenované strany (sken, fotka dokumentu, strana bez textu) projdou rozpoznáním textu (OCR). Obrázek stránky zůstane, jak je, a pod něj se uloží neviditelná textová vrstva. V dokumentu pak jde hledat a kopírovat text. V latince rozpoznáme češtinu, slovenštinu, němčinu a angličtinu, podle písma první stránky i azbuku, řečtinu, arabštinu, hebrejštinu, japonštinu, čínštinu a korejštinu.
• OCR běží do 30 stran. Delší sken převedeme do PDF/A bez rozpoznání textu. Potřebujete-li textovou vrstvu u delšího dokumentu, rozdělte ho na části.
• Písma se vloží do souboru a přidá se barevný profil a metadata, která norma vyžaduje.
• Zakázané prvky (JavaScript, zvuk, video, šifrování) ve výsledku být nemohou.
• Přípona zůstává .pdf. PDF/A není nový typ souboru, otevře ho každý prohlížeč PDF.

Ověření: splňuje výsledek opravdu PDF/A?

Že je soubor PDF/A, se pozná podle značky v jeho metadatech. Tu ale umí zapsat kterýkoli program, i když zbytek souboru pravidla nesplňuje. Některé prohlížeče PDF pak ukážou lištu, že dokument odpovídá standardu PDF/A, a vycházejí přitom jen z té značky.

My proto každý výsledek kontrolujeme nezávislým validátorem podle pravidel ISO 19005-2 pro úroveň B. V kroku 3, kde si soubor stahujete, uvidíte buď „Ověřeno: splňuje PDF/A-2b“, nebo počet pravidel, která výsledek nesplnil. Nemusíte tedy věřit jen značce.

Časté potíže

Jak udělat ze skenu prohledávatelné PDF/A

Nahrajte naskenované PDF do 30 stran. Strany bez textu rozpoznáme a výsledkem je PDF/A, které vypadá jako sken, ale jde v něm hledat. OCR čte obraz, takže občas splete 0 s O nebo 1 s l a u češtiny i diakritiku. Nejlepší výsledky dává rovný sken v 300 dpi bez stínů. Máte-li sken jako JPG, převeďte ho do PDF/A rovnou, obrázky přijímáme také.

Elektronicky podepsané PDF

Elektronický podpis chrání soubor přesně v podobě, ve které byl podepsán. Jakákoli úprava, a převod na PDF/A je úprava, podpis zneplatní. Podepsané PDF proto nepřevedeme a u souboru napíšeme proč. Správné pořadí je opačné: nejdřív PDF/A, potom podpis. PDF/A-2 podpisy výslovně podporuje.

Úřad chce PDF/A-1 nebo PDF/A-3

Vyrábíme PDF/A-2b. Varianty PDF/A-1 a PDF/A-3 (třeba e-faktury s vloženým XML) ani úroveň A (dokument se strukturou pro čtečky obrazovky) zatím nenabízíme. Pokud pokyny předepisují jinou variantu, náš výsledek použít nemůžete.

PDF chráněné heslem

PDF/A šifrování nepovoluje a soubor, který při otevření chce heslo, převést nejde. Máte-li na to právo, otevřete ho, uložte kopii bez ochrany a převeďte tu.

PDF a PDF/A-2b v kostce

Podrobný popis varianty PDF/A-2 a jejích úrovní A, B a U vede Kongresová knihovna USA: PDF/A-2 (anglicky).

Jiné cesty a kdy se hodí náš převodník

Pokud dokument vzniká ve Wordu, uložte ho jako PDF a v Možnostech zaškrtněte volbu „V souladu s normou ISO 19005-1 (PDF/A)“. Software skenerů často umí ukládat rovnou do PDF/A s rozpoznaným textem. Word výsledek podle normy neověřuje a u skenerů záleží na programu.

Náš převodník se hodí, když už máte hotové PDF nebo sken, nechcete nic instalovat, pracujete na Linuxu nebo v telefonu, nebo potřebujete převést víc souborů naráz: až 10 souborů, každý do 100 MB, zdarma a bez registrace. Nahrané soubory mažeme hned po převodu, výsledky po 14 dnech.

Dokument Word převedete do PDF/A přímo na stránce převod DOCX do PDF/A. Potřebujete-li text ze skenu upravovat, je lepší převod PDF do DOCX. Více o formátu najdete v popisu PDF.