Dokument DOCX nikdy nevypadá na dvou počítačích úplně stejně. Word, LibreOffice, Google Dokumenty i Pages si text sázejí každý po svém a s písmy, která jsou zrovna nainstalovaná. PDF zafixuje každý řádek i konec stránky, proto ho chtějí personalisté, vysoké školy i úřady. Tady převedete DOCX do PDF během pár vteřin a Word k tomu nepotřebujete.
Kdy poslat PDF místo Wordu
- Životopis a motivační dopis. Personalista otevře přílohu v telefonu nebo v náborovém systému. V PDF zůstane dvoustránkový životopis na dvou stranách a nikdo neuvidí červené vlnovky kontroly pravopisu.
- Bakalářská nebo diplomová práce. Školní informační systémy obvykle přijímají jen PDF a číslování stran musí sedět s tištěnou verzí.
- Smlouvy a nabídky. PDF se omylem nepřepíše a dá se podepsat elektronickým podpisem.
- Tisk. Copy centrum tiskne z PDF, takže se mu dokument v jiném Wordu nerozsype.
Co se s dokumentem při převodu děje
Převod běží na našich serverech v Česku se standardním nastavením exportu do PDF. Konkrétně:
- Písma se vkládají do PDF, takže výsledek vypadá všude stejně. Rozhoduje ale, jaká písma má server. Calibri a Cambria nahradí Carlito a Caladea, Arial, Times New Roman a Courier New písma Liberation. Mají shodné šířky znaků, takže řádky i stránky se zlomí stejně jako ve Wordu. Ostatní komerční písma dostanou podobnou náhradu a text se pak může posunout.
- Z nadpisů vzniknou záložky (osnova PDF) a PDF je tagované, což pomáhá čtečkám obrazovky i zobrazení na mobilu.
- Odkazy na web i křížové odkazy v dokumentu zůstanou klikací. Text zůstane textem, v PDF jde vyhledávat a kopírovat.
- Obrázky se uloží jako JPEG s kvalitou 90 a větší než 300 DPI se zmenší. Na tisk to stačí a zpráva plná fotek bývá v PDF menší než původní DOCX.
- Formát stránky se přebírá z dokumentu. Šablona z USA zůstane na rozměru Letter (216 × 279 mm) a při tisku na A4 se zmenší.
- Komentáře se do PDF nepřenášejí. Sledované změny se vykreslí tak, jak je dokument zobrazuje, tedy jako barevný a přeškrtnutý text.
- Formulářová pole se vytisknou s aktuální hodnotou, vyplňovací formulář z nich nevznikne.
Časté problémy při převodu Wordu do PDF
Po převodu DOCX do PDF se změnilo písmo nebo text přeskočil na další stranu
U dokumentů z posledních let je viníkem většinou písmo Aptos. Microsoft ho v červenci 2023 ohlásil jako nové výchozí písmo Microsoft 365 místo Calibri a jde o cloudové písmo, které existuje jen uvnitř Microsoft 365. Každý převodník mimo Word ho musí nahradit, náš také. Aptos má jiné šířky znaků, odstavec se o řádek prodlouží a tabulka spadne na další stranu. Před převodem označte celý text (Ctrl+A) a přepněte ho na Calibri nebo Arial, případně uložte PDF přímo z Wordu.
V PDF je červený a přeškrtnutý text
To jsou sledované změny. Ve Wordu zvolte Revize → Přijmout → Přijmout všechny změny (nebo je odmítněte), uložte a nahrajte znovu.
Obsah ukazuje špatná čísla stránek
Obsah je pole, které si pamatuje čísla z poslední aktualizace. Pokud jste potom text upravovali, klikněte na obsah ve Wordu pravým tlačítkem, zvolte Aktualizovat pole, uložte a převeďte znovu.
Soubor nejde převést
Dokument chráněný heslem server neotevře. Heslo nejdřív ve Wordu odstraňte (Soubor → Informace, ochrana dokumentu) a zkuste to znovu. Soubor nad 100 MB nejdřív zmenšete, nejčastěji kompresí obrázků.
DOCX a PDF v kostce
| DOCX | ||
|---|---|---|
| Původ | Microsoft, výchozí formát od Wordu 2007 | Adobe, 1993 |
| Norma | ECMA-376 (2006), ISO/IEC 29500 (2008) | ISO 32000-1 (2008), ISO 32000-2 (2017) |
| Uvnitř | ZIP archiv souborů XML | pevné stránky s vloženými písmy |
| Rozložení | každý program ho přepočítá | všude stejné |
| Úpravy | snadné | omezené |
Když DOCX přejmenujete na .zip, otevřete ho jako běžný archiv: text je v word/document.xml, obrázky ve složce word/media. Podrobný popis formátu vede americká Library of Congress. Více o formátech najdete na stránkách DOCX a PDF.
Jak převést Word do PDF jinak a kdy se hodí převodník
Máte-li Word, nejvěrnější výsledek dá Soubor → Uložit jako → PDF, protože Word sází vlastní soubor vlastními písmy včetně Aptosu. V Možnostech umí i PDF/A (ISO 19005-1) pro archivaci, které náš převodník nevytváří. Postup popisuje nápověda Microsoftu. PDF vyexportují i Google Dokumenty a LibreOffice.
Převodník se hodí tam, kde Word po ruce není: v telefonu, na Linuxu, na cizím počítači nebo když potřebujete převést celou složku. Nahrát můžete až 10 souborů najednou, stáhnout je jako ZIP nebo si nechat poslat odkaz e-mailem. Limit je 100 MB na soubor a 10 souborů za hodinu, bez registrace. Nahrané soubory mažeme hned po převodu, výsledky po 14 dnech.
Potřebujete opačný směr? Zkuste převod PDF do DOCX. Pro staré soubory Wordu 97–2003 je tu převod DOC do PDF, pro tabulky XLSX do PDF.