Eine DOCX-Datei sieht auf zwei Rechnern selten gleich aus. Word, LibreOffice, Google Docs und Pages setzen den Text jeweils mit eigener Satzengine und mit den Schriften, die gerade installiert sind. Ein PDF legt jede Zeile und jeden Seitenumbruch fest. Deshalb verlangen Bewerbungsportale, Hochschulen und viele Behörden PDF. Mit diesem Konverter wandeln Sie ein Word-Dokument in wenigen Sekunden in PDF um, ganz ohne Word.
Wann PDF die bessere Wahl ist
- Bewerbung. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse gehen meist als eine PDF-Datei raus. Personaler öffnen sie am Handy oder im Bewerbermanagementsystem, und der zweiseitige Lebenslauf bleibt zweiseitig.
- Abschlussarbeit. Prüfungsämter und Hochschulportale nehmen in der Regel nur PDF an, und die Seitenzahlen müssen zur gedruckten Fassung passen.
- Verträge und Angebote. Ein PDF wird nicht versehentlich geändert und lässt sich elektronisch signieren.
- Druck. Copyshops drucken aus PDF, damit ein anderes Word das Layout nicht verschiebt.
Was bei der Umwandlung mit Ihrem Dokument passiert
Die Konvertierung läuft auf unseren eigenen Servern in Tschechien mit Standardeinstellungen für den PDF-Export. Im Einzelnen:
- Schriften werden eingebettet, das PDF sieht also überall gleich aus. Entscheidend ist, welche Schriften der Server hat. Calibri und Cambria ersetzen wir durch Carlito und Caladea, Arial, Times New Roman und Courier New durch die Liberation-Schriften. Diese sind metrisch kompatibel: Jedes Zeichen ist gleich breit, Zeilen- und Seitenumbrüche bleiben wie in Word. Andere kommerzielle Schriften bekommen einen ähnlichen Ersatz, dann kann der Text umbrechen.
- Überschriften werden zu PDF-Lesezeichen, und das PDF ist getaggt. Das hilft Screenreadern und der Leseansicht auf dem Smartphone.
- Hyperlinks ins Web und Querverweise im Dokument bleiben anklickbar. Text bleibt Text, das PDF ist durchsuchbar.
- Bilder werden als JPEG mit Qualität 90 gespeichert und über 300 DPI herunterskaliert. Für den Druck reicht das, und ein bilderlastiger Bericht wird als PDF oft kleiner als die DOCX.
- Das Seitenformat kommt aus dem Dokument. Eine US-Vorlage bleibt im Format Letter (216 × 279 mm) und wird beim Druck auf DIN A4 verkleinert. Prüfen Sie das unter Layout → Format, bevor Sie eine Bewerbung verschicken.
- Kommentare werden nicht übernommen. Nachverfolgte Änderungen erscheinen so, wie das Dokument sie anzeigt, also farbig und durchgestrichen.
- Formularfelder werden mit ihrem aktuellen Inhalt gedruckt, ein ausfüllbares PDF-Formular entsteht nicht.
Typische Probleme beim Konvertieren von Word in PDF
DOCX in PDF: Schriftart geändert, Text rutscht auf die nächste Seite
Bei Dokumenten der letzten Jahre ist meist Aptos der Grund. Microsoft hat die Schrift im Juli 2023 als neue Standardschrift von Microsoft 365 angekündigt, als Nachfolger von Calibri. Aptos ist eine Cloud-Schrift und existiert nur innerhalb von Microsoft 365. Jeder Konverter außerhalb von Word muss sie ersetzen, unserer auch. Weil die Zeichenbreiten abweichen, wird ein Absatz eine Zeile länger und die Tabelle rutscht auf die nächste Seite. Abhilfe: vor dem Hochladen den ganzen Text (Strg+A) auf Calibri oder Arial umstellen oder das PDF direkt aus Word speichern.
Im PDF steht roter, durchgestrichener Text
Das sind nachverfolgte Änderungen. In Word unter Überprüfen → Annehmen → Alle Änderungen annehmen (oder ablehnen), speichern und erneut hochladen.
Das Inhaltsverzeichnis zeigt falsche Seitenzahlen
Ein Inhaltsverzeichnis ist ein Feld und behält die Zahlen der letzten Aktualisierung. Wurde danach noch Text geändert, in Word mit Rechtsklick „Felder aktualisieren“ wählen, speichern und neu konvertieren.
Die Datei lässt sich nicht umwandeln
Kennwortgeschützte Dokumente kann der Server nicht öffnen. Entfernen Sie das Kennwort in Word unter Datei → Informationen → Dokument schützen. Dateien über 100 MB vorher verkleinern, meist durch Komprimieren der Bilder.
DOCX und PDF im Vergleich
| DOCX | ||
|---|---|---|
| Herkunft | Microsoft, Standardformat seit Word 2007 | Adobe, 1993 |
| Norm | ECMA-376 (2006), ISO/IEC 29500 (2008) | ISO 32000-1 (2008), ISO 32000-2 (2017) |
| Aufbau | ZIP-Archiv mit XML-Dateien | feste Seiten mit eingebetteten Schriften |
| Layout | jedes Programm berechnet es neu | überall identisch |
| Bearbeiten | einfach | eingeschränkt |
Benennen Sie eine DOCX in .zip um, lässt sie sich wie ein Archiv öffnen: Der Text liegt in word/document.xml, die Bilder in word/media. Eine ausführliche Formatbeschreibung pflegt die Library of Congress. Mehr zu beiden Formaten: DOCX und PDF.
Andere Wege und wann der Konverter hilft
Wer Word hat, bekommt mit Datei → Speichern unter → PDF das genaueste Ergebnis, weil Word die eigene Datei mit den eigenen Schriften setzt, Aptos eingeschlossen. In den Optionen gibt es dort auch PDF/A (ISO 19005-1) für die Archivierung, das unser Konverter nicht erzeugt. Microsoft beschreibt die Einstellungen in einem Support-Artikel. Auch Google Docs und LibreOffice exportieren PDF.
Der Konverter ist praktisch, wenn kein Word zur Hand ist: am Smartphone, unter Linux, an einem fremden Rechner oder bei einem ganzen Ordner voller Dokumente. Sie laden bis zu 10 Dateien gleichzeitig hoch und erhalten die PDFs einzeln oder als ZIP, auf Wunsch auch den Link per E-Mail. Pro Datei bis 100 MB, 10 Dateien pro Stunde, ohne Anmeldung. Hochgeladene Dateien löschen wir direkt nach der Umwandlung, die Ergebnisse nach 14 Tagen.
Andere Richtung? Dafür gibt es PDF in DOCX. Alte Word-97–2003-Dateien wandeln Sie mit DOC in PDF um, Tabellen mit XLSX in PDF.