Formát .doc je starší než většina zařízení, na kterých ho dnes někdo zkouší otevřít. Zavedl ho Word 97 a výchozím formátem zůstal až do Office 2003. Smlouvy, formuláře, diplomky a firemní šablony z té doby proto pořád leží na discích jako .doc. Převod do PDF je nejjednodušší způsob, jak je poslat, vytisknout nebo archivovat bez ohledu na to, co má příjemce nainstalované.
Proč staré soubory DOC dělají potíže
- Režim kompatibility. Současný Word otevře .doc s nápisem „Režim kompatibility“ v záhlaví a vypne novější funkce sazby. Dokument se otevře, ale řádky se mohou zalomit jinak než v roce 2003.
- Telefon a prohlížeč. Word pro web otevře .doc jen ke čtení a před úpravou chce převod. Mobilní prohlížeče ho často ukážou se špatnými písmy, nebo vůbec.
- Skrytá makra. Soubor .doc může obsahovat makra VBA a z názvu to nepoznáte. U DOCX to nejde, makra vyžadují samostatnou příponu .docm. Makra ve starých dokumentech byla oblíbenou cestou virů, a proto některé poštovní servery a firemní IT přílohy .doc rovnou blokují.
- Staré vzorce. Microsoft v aktualizaci z ledna 2018 odstranil z Office Editor rovnic 3.0 kvůli bezpečnostním chybám. Současný Word vzorce z něj už neupraví, což se týká spousty starých školních skript a seminárek.
PDF řeší všechny čtyři potíže naráz: pevné rozložení, otevře se všude, neobsahuje VBA a vzorce ukáže tak, jak byly.
Co je uvnitř souboru .doc
Soubor .doc je binární kontejner OLE Compound File, tedy malý souborový systém s několika proudy v jednom souboru: text, tabulky formátování, vložené objekty a případně makra. Úplnou specifikaci [MS-DOC] Microsoft zveřejnil až v roce 2008, kdy už Word 2007 ukládal do DOCX. Podle Library of Congress se přípona .doc během let používala pro čtyři různé formáty, i proto se velmi staré soubory chovají nevyzpytatelně.
| DOC | DOCX | |
|---|---|---|
| Výchozí ve Wordu | Word 97 až 2003 | Word 2007 a novější |
| Struktura | binární kontejner OLE | ZIP archiv s XML |
| Specifikace | [MS-DOC] od Microsoftu | ISO/IEC 29500 |
| Makra | v kterémkoli .doc | jen v .docm |
| Velikost | větší, bez komprese | menší, komprimovaný |
Jak náš převodník s DOC zachází
Převodník běží na našich serverech v Česku a čte soubory Wordu 97–2003 i starší Word 6.0 a Word 95. Co v PDF čekat:
- Text a rozložení převodník nově vysází. Times New Roman, Arial a Courier New nahradí metricky shodná písma Liberation, takže řádky se zalomí stejně. Písma, která nemáme, dostanou podobnou náhradu a text se může mírně posunout. Týká se to i starých písem s příponou CE (Arial CE, Times New Roman CE) z doby Windows 3.1. Česká diakritika v souborech z Wordu 97 a novějších zůstane, protože text je uložený v Unicode.
- Vzorce z Editoru rovnic 3.0 se vykreslí, buď převedené na upravitelné vzorce, nebo z náhledového obrázku uloženého v souboru.
- Vložené objekty jako tabulky nebo grafy z Excelu v PDF uvidíte. Pokud objekt pochází z programu, který převodník nezná, použije se náhled uložený Wordem. Propojené objekty ukážou poslední uložený obrázek, ne aktuální soubor na disku autora.
- Makra se nepřenášejí. PDF obsahuje jen to, co je vidět na stránce.
- Komentáře vynecháme. Sledované změny, které nikdo nepřijal, se zobrazí jako barevný a přeškrtnutý text.
- Obrázky se uloží jako JPEG s kvalitou 90 a nad 300 DPI se zmenší. Z nadpisů vzniknou záložky PDF, odkazy zůstanou klikací.
Časté problémy s převodem DOC do PDF
Soubor DOC nejde převést
Nejčastěji za to může heslo. Zašifrovaný .doc server neotevře, takže ho otevřete ve Wordu, heslo odstraňte a uložte. Druhou příčinou bývá poškozený soubor ze staré diskety nebo odcházejícího disku: když ho neotevře ani Word, neporadí si s ním žádný převodník.
Soubor má příponu .doc, ale je to něco jiného
Řada webových aplikací a starších programů exportovala „wordové“ soubory, které byly ve skutečnosti RTF nebo HTML s příponou .doc. Převodník pozná skutečný typ podle obsahu, takže se obvykle převedou. Vzhled pak odpovídá RTF nebo HTML a může být jednodušší než u pravého dokumentu Wordu.
V PDF je podtržený nebo přeškrtnutý text
Dokumenty, které kdysi prošly připomínkováním, často obsahují nepřijaté sledované změny. Ve Wordu je přijměte nebo odmítněte (Revize → Přijmout všechny změny), uložte a převeďte znovu.
Nemám radši převést do DOCX?
Pokud budete dokument dál upravovat, převeďte ho do DOCX: ve Wordu přes Soubor → Informace → Převést, nebo naším převodem DOC do DOCX. Když ho potřebujete jen poslat, vytisknout nebo archivovat, je správnou volbou PDF.
Jak převést DOC do PDF jinak a kdy se hodí převodník
Máte-li Word, otevřete soubor a zvolte Soubor → Uložit jako → PDF. Výsledek použije původní písma. Stejně to zvládne LibreOffice na jakémkoli systému. Náš převodník se hodí, když máte složku starých dokumentů, když jste v telefonu nebo na počítači bez kancelářského balíku, nebo když nechcete otevírat neznámý dokument s makry ve vlastním Wordu. Nahrát můžete až 10 souborů najednou a PDF stáhnout v ZIPu. Limit je 100 MB na soubor a 10 souborů za hodinu, bez registrace. Nahrané soubory mažeme hned po převodu, výsledky po 14 dnech.
Více o formátech: DOC, DOCX a PDF. Pro novější soubory Wordu je tu převod DOCX do PDF.