PDF (Portable Document Format) ist ein Format für fertige Dokumente: Es legt für jedes Zeichen, jede Linie und jedes Bild die genaue Position auf der Seite fest. Deshalb sieht eine PDF auf jedem Bildschirm und jedem Drucker gleich aus. Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Bescheide von Behörden, eingescannte Briefe, Datenblätter und Bewerbungen werden als PDF verschickt. Ihre Datei stammt sehr wahrscheinlich aus Word, LibreOffice oder einem Scanner.
Entstehung und Normen
Adobe stellte PDF 1993 zusammen mit Acrobat 1.0 vor. Die Versionen 1.1 bis 1.7 brachten Verschlüsselung, Formulare, Transparenz (1.4), Objektströme für kleinere Dateien (1.5) sowie eingebettetes 3D und Multimedia. 2008 übergab Adobe die Version 1.7 an die ISO, sie wurde zur ISO 32000-1. Der Nachfolger PDF 2.0 ist als ISO 32000-2 genormt (2017, überarbeitet 2020) und seit April 2023 über die PDF Association kostenlos erhältlich. Für besondere Zwecke gibt es Teilmengen:
- PDF/A (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung: alle Schriften eingebettet, keine Verschlüsselung, keine externen Abhängigkeiten. Auch ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF/A-3-Dateien mit eingebetteter XML-Datei.
- PDF/X (ISO 15930) für die Druckvorstufe, mit festen Regeln für Farben und Beschnitt.
- PDF/UA (ISO 14289) für Barrierefreiheit: eine getaggte Struktur, der Screenreader folgen können.
Aufbau einer PDF-Datei
Eine PDF besteht aus nummerierten Objekten (Seiten, Schriften, Bilder, Anmerkungen) und einer Querverweistabelle am Dateiende, über die der Reader jedes Objekt findet. Der Seiteninhalt ist eine Folge von Zeichenbefehlen, abgeleitet von PostScript, aber ohne Schleifen und Variablen. Das macht die Darstellung schnell und berechenbar. Text und Vektoren werden verlustfrei mit Flate komprimiert, Bilder mit JPEG, JPEG 2000, JBIG2 oder CCITT (Fax). Schriften sind meist als Teilmenge eingebettet, nur mit den tatsächlich verwendeten Zeichen.
Außerdem kann eine PDF Formularfelder, Kommentare, Lesezeichen, Links, Dateianhänge, digitale Signaturen, Passwortschutz (aktuell AES-256) und XMP-Metadaten enthalten. Änderungen werden oft als inkrementelles Update ans Ende angehängt. So bleibt in einer signierten PDF die ursprünglich unterschriebene Fassung erhalten.
Was PDF nicht speichert, ist die logische Struktur des Ausgangsdokuments. Ohne Tags ist ein Absatz nur eine Reihe positionierter Zeilen und eine Tabelle nur Text in Spalten. Darum ist das Bearbeiten einer PDF und die Rückumwandlung nach Word so mühsam.
PDF öffnen und bearbeiten
- Windows 11: Microsoft Edge öffnet PDFs ohne Zusatzsoftware, auch zum Ausfüllen von Formularen. Kostenlos sind außerdem Adobe Acrobat Reader und SumatraPDF.
- macOS und iPhone: Vorschau und die App „Dateien“ zeigen PDFs an, kommentieren, unterschreiben und fügen sie zusammen.
- Linux: Okular, Evince oder MuPDF; LibreOffice Draw kann Text in einfachen PDFs ändern.
- Android: Google Drive oder ein Webbrowser.
Echtes Bearbeiten von Text erfordert Acrobat Pro oder einen ähnlichen Editor. Bei größeren Änderungen ist der Weg über das Ausgangsdokument einfacher.
Häufige Probleme
PDF lässt sich nicht öffnen oder ist „beschädigt“
Meist wurde der Download oder der E-Mail-Anhang abgebrochen, und es fehlt das Dateiende mit der Querverweistabelle. Laden Sie die Datei erneut herunter. Manche Reader reparieren eine defekte Tabelle, MuPDF und Okular sind recht tolerant.
PDF verlangt ein Passwort
Es gibt zwei Arten. Ein Öffnungspasswort verschlüsselt den Inhalt, ohne Passwort kommt niemand heran. Ein Berechtigungspasswort sperrt in regelkonformen Readern nur Drucken oder Kopieren.
Text lässt sich nicht markieren oder durchsuchen
Es handelt sich um einen Scan, jede Seite ist ein Bild. Abhilfe schafft Texterkennung (OCR), etwa in Acrobat Pro oder mit dem kostenlosen OCRmyPDF.
PDF ist zu groß
Typische Ursachen sind Farbscans mit 600 dpi und Fotos in voller Auflösung. Am meisten bringt meist ein neuer Export aus der Quelle mit verkleinerten Bildern.
PDF umwandeln
Unser Konverter bietet für PDF viele Zielformate, und jedes verhält sich etwas anders:
- PDF in DOCX, DOC, ODT, RTF: Die Seite wird aus Text in positionierten Rahmen nachgebaut. Gut zum Herauskopieren, mühsam für umfangreiche Änderungen. Eine OCR gibt es nicht, aus Scans entstehen Seiten mit Bildern.
- PDF in EPUB, MOBI, AZW3, FB2: Der Text wird für E-Reader neu umbrochen. Gut bei Romanen, schwach bei mehrspaltigem Satz und Tabellen.
- PDF in JPG, PNG, SVG, EPS: nur die erste Seite, gerendert mit 150 dpi. Für alle Seiten wählen Sie TIFF (eine mehrseitige Datei) oder CBZ (ein ZIP mit einem JPG pro Seite).
- TXT und HTML zum Herauslösen von Text, PS für Druck-Workflows, DjVu für gescannte Bücher.
PDFs mit Öffnungspasswort lassen sich nicht konvertieren. Für die Gegenrichtung gibt es eigene Seiten, etwa DOCX in PDF oder JPG in PDF. Verwandte Formate: PostScript, XPS, Adobe Illustrator.
Steckbrief
| Entwickler | Adobe (seit 2008 bei der ISO) |
|---|---|
| Erste Version | 1993 (PDF 1.0, Acrobat 1.0) |
| Aktuelle Version | PDF 2.0, ISO 32000-2:2020 |
| Typ | Dokument mit festem Layout, binäre Objektstruktur |
| Kompression | Flate (verlustfrei), JPEG, JPEG 2000, JBIG2, CCITT |
| Typische Verwendung | Austausch und Druck fertiger Dokumente, Archivierung (PDF/A), Formulare |
Weiterführend: Beschreibungen der PDF-Familie und von PDF 2.0 bei der Library of Congress (englisch).