Tabulka se převádí do PDF tehdy, když čísla musí dorazit přesně tak, jak odešla: faktura nebo ceník pro zákazníka, výkaz práce pro mzdovou účtárnu, rozpočet k žádosti o dotaci, příloha do datové schránky nebo na portál veřejných zakázek. Příjemce nepotřebuje Excel, nepřepíše omylem vzorec a uvidí stejné stránky jako vy v náhledu tisku. Právě tady se převod nejčastěji pokazí, protože list Excelu žádné stránky nemá. Rozdělí ho na ně až tisk.
Jak převodník rozdělí sešit na stránky
Sešit XLSX otevřeme na našem serveru v Česku a vyexportujeme ho do PDF. Nic si přitom nevymýšlíme. O výsledku rozhoduje nastavení stránky uložené v souboru, stejně jako při tisku:
- Listy: všechny viditelné listy skončí v jednom PDF v pořadí záložek. Skryté listy se vynechají.
- Oblast tisku nastavená v Excelu (Rozložení stránky › Oblast tisku) se dodrží. List bez ní se vytiskne v rozsahu použitých buněk.
- Ruční konce stránek, orientace, formát papíru, okraje, záhlaví a zápatí i řádky opakované nahoře na každé stránce se převezmou.
- Měřítko, třeba „Přizpůsobit všechny sloupce na jednu stránku“, se použije.
- Řádky skryté filtrem nebo ručně zůstanou skryté.
Ze vzorců zůstanou jen zobrazené výsledky, včetně formátu čísel a zaokrouhlení. Grafy se vykreslí jako vektory, takže jsou ostré i při zvětšení. Hypertextové odkazy v buňkách zůstanou klikací. Komentáře k buňkám se do PDF jako poznámky nepřenesou a makra, rozevírací seznamy ani průřezy fungovat nebudou. PDF je výtisk, ne sešit.
Excel do PDF převede jen jeden list
Nejčastější stížnost má dvě různé příčiny podle toho, čím převádíte.
V našem převodníku platí: jakmile má kterýkoli list nastavenou oblast tisku, listy bez oblasti tisku se vůbec nevytisknou. Excel takové listy tiskne celé, proto sešit, který v Excelu vypadá v pořádku, může u nás o listy přijít. Oprava zabere minutu: na listu s oblastí tisku ji zrušte (Rozložení stránky › Oblast tisku › Vymazat oblast tisku), nebo naopak nastavte oblast tisku na všech listech, které v PDF chcete.
Excel má při ukládání do PDF opačnou past: ve výchozím stavu uloží jen aktivní list. Klikněte na Možnosti a zvolte Celý sešit.
Široká tabulka se rozpadne na víc stránek
List širší než papír se rozřeže na svislé pruhy. Stránky jdou standardně nejdřív dolů a potom doprava, takže sloupce K až T dlouhé tabulky přijdou na řadu až po všech řádcích sloupců A až J, třeba na deváté stránce z dvanácti. Takovou tabulku nikdo nepřečte.
Opravte to ve zdrojovém souboru ještě před převodem:
- Rozložení stránky › Orientace › Na šířku.
- Rozložení stránky › Přizpůsobit: Šířka 1 stránka, Výška Automaticky. Tabulka dostane tolik stránek, kolik potřebuje, ale na šířku vždy jen jednu.
- Rozložení stránky › Tisk názvů › Nahoře opakovat řádky, aby záhlaví tabulky bylo na každé stránce.
U dlouhých seznamů se vyhněte volbě „Přizpůsobit list na jednu stránku“. Dva tisíce řádků na jednom listu A4 dají písmo, které nikdo nepřečte. Zkontrolujte i formát papíru: sešit z USA nebo soubor vygenerovaný programem, který nastavení stránky vůbec nezapisuje, může vyjít v americkém formátu Letter místo A4.
Písma a „###“ v PDF
Excel ukládá jen názvy písem, ne písma samotná. Náš server má za klasická písma Office náhrady se stejnými šířkami znaků: Carlito za Calibri, Caladea za Cambria a Liberation za Arial, Times New Roman a Courier New. Sloupce proto vyjdou stejně. Aptos, které od roku 2023 nahrazuje Calibri jako výchozí písmo Microsoft 365, Segoe UI ani firemní písma k dispozici nejsou a nahradí se jiným. Je-li náhrada o kousek širší, číslo, které sloupec právě vyplnilo, se do něj nevejde a v PDF se místo něj objeví ###. Stačí sloupec mírně rozšířit nebo buňkám nastavit Calibri či Arial.
XLSX a PDF v kostce
| XLSX | ||
|---|---|---|
| Norma | ECMA-376 (2006), ISO/IEC 29500 (2008) | ISO 32000-1 (2008), ISO 32000-2 (2017, revize 2020) |
| Obsah | buňky, vzorce a styly v zazipovaném XML | pevné stránky s textem, vektory a obrázky |
| Stránky | žádné, jen nastavení tisku | pevné a konečné |
| Určení | výpočty a úpravy | čtení, odeslání, tisk, archivace |
XLSX je výchozím formátem Excelu od verze 2007. Podle popisu formátu v Library of Congress jde o ZIP balíček souborů SpreadsheetML: přejmenujte kopii na .zip a můžete se podívat dovnitř. Naše PDF je běžné PDF, ne archivní varianta PDF/A. Víc o cílovém formátu najdete na stránce formát PDF.
Kdy stačí Excel a kdy pomůže převodník
Máte-li Excel a sešit používá neobvyklá písma, je nejvěrnější jeho vlastní export (Soubor › Exportovat › Vytvořit dokument PDF/XPS), protože vykreslí originální písma. Jak nastavit nebo zrušit oblast tisku, popisuje nápověda Microsoftu.
Převodník se hodí, když Excel po ruce nemáte: na Chromebooku, v Linuxu, v telefonu, na cizím počítači ve škole nebo na úřadě, nebo když potřebujete převést deset sešitů najednou. Každý dostanete jako samostatné PDF a všechny můžete stáhnout v jednom ZIPu. Stejně funguje i starší binární formát .xls. Chcete-li v něm dál pracovat, převeďte XLS do XLSX. Nahraný sešit mažeme hned po převodu, PDF po 14 dnech. Pro dokumenty Wordu je tu převod DOCX do PDF.