Präsentationen werden viel häufiger als PDF verschickt als im PPTX-Format. Tagungen und Lernplattformen verlangen es, Kunden öffnen Anhänge auf dem Smartphone, und ein PDF sieht gleich aus, ob der Empfänger PowerPoint, Keynote oder gar nichts installiert hat. Außerdem kann niemand Ihre Folien nachträglich ändern. Nur präsentieren kann ein PDF nicht, und daher kommen die meisten Überraschungen.
Was der Konverter erzeugt
Wir wandeln die PPTX-Datei auf unserem eigenen Server mit üblichen PDF-Exporteinstellungen um. Jede Folie wird zu einer PDF-Seite, und die Seite hat die Größe der Folie. Eine übliche 16:9-Präsentation (13,333 × 7,5 Zoll, also 33,867 × 19,05 cm) ergibt Querformatseiten genau dieser Größe, nicht DIN A4. Text bleibt echter Text, lässt sich durchsuchen, markieren und kopieren. Formen, Diagramme und Grafiken bleiben Vektoren, Hyperlinks bleiben anklickbar.
| In der Präsentation | Im PDF |
|---|---|
| Sichtbare Folien | je eine Seite |
| Ausgeblendete Folien | fehlen |
| Notizen, Kommentare | nicht enthalten |
| Animationen | alle Objekte gleichzeitig, wie in der Bearbeitungsansicht |
| Übergänge | als PDF-Seitenübergänge gespeichert, nur manche Programme zeigen sie |
| Video und Audio | nur das Standbild auf der Folie |
| Bilder | in voller Auflösung |
Animationen und Übergänge im PDF
Jede PDF-Seite ist ein statisches Abbild der Folie. Alles mit Eingangsanimation ist sofort sichtbar, und Objekte, die sich per Klick ablösen sollen, etwa drei Beschriftungen an derselben Stelle, liegen im PDF übereinander. Animationspfade werden ignoriert, das Objekt bleibt dort, wo es im Editor steht. Kommt es im Handout auf den schrittweisen Aufbau an, duplizieren Sie die Folie in PowerPoint für jeden Schritt, löschen auf den Kopien die noch nicht sichtbaren Objekte und wandeln erneut um. So werden auch Präsentationen für den Druck vorbereitet.
Folienübergänge landen als Seitenübergänge im PDF. Adobe Acrobat Reader spielt einige davon im Vollbildmodus ab (Strg+L), Browser, die macOS-Vorschau und Handy-Apps ignorieren sie. Kaputt geht dabei nichts.
Notizen fehlen im PDF
Unser Konverter exportiert nur die Folien, die Notizen unter jeder Folie sind im PDF nicht enthalten. Wenn Sie sie brauchen, etwa für eine Kollegin, die den Vortrag hält, oder für ein Handout mit Sprechertext:
- PowerPoint für Windows: Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen › Optionen › Was veröffentlichen: Notizseiten.
- PowerPoint für Mac kann Notizen nicht ins PDF exportieren, wie die Anleitung von Microsoft bestätigt. Drucken Sie stattdessen mit dem Layout Notizen und wählen Sie Als PDF sichern.
- LibreOffice Impress, kostenlos für Windows, macOS und Linux: Datei › Als PDF exportieren, Option Notizen exportieren aktivieren; die Notizseiten folgen dann nach den Folien. Alle Optionen stehen in der LibreOffice-Hilfe.
Schriften anders, Text läuft aus dem Rahmen
Eine PPTX-Datei enthält meist nur Schriftnamen, nicht die Schriften. Für die klassischen Office-Schriften hat unser Server Ersatz mit identischen Zeichenbreiten: Carlito für Calibri, Caladea für Cambria, Liberation für Arial, Times New Roman und Courier New. Darin gesetzter Text bricht genau wie in PowerPoint um. Aptos, seit 2023 Standardschrift neuer Präsentationen in Microsoft 365, Segoe UI, Google Fonts wie Montserrat und Hausschriften sind nicht installiert und werden ersetzt. Ein breiterer Ersatz kann eine Überschrift in die zweite Zeile umbrechen oder den letzten Aufzählungspunkt aus dem Textfeld schieben. Muss das Layout exakt stimmen, exportieren Sie aus PowerPoint auf einem Rechner mit den Schriften oder stellen Sie die Designschriftarten vor dem Hochladen auf Calibri oder Arial um.
Eingebettetes Video und zu große PDFs
Video und Audio werden im umgewandelten PDF nicht abgespielt. Auf der Folie bleibt das Bild, das PowerPoint bei angehaltenem Video zeigt, der sogenannte Posterframe. Wählen Sie in PowerPoint ein aussagekräftiges Bild und setzen Sie einen sichtbaren Link zum Video auf die Folie, zum Beispiel zu YouTube.
Bilder werden beim Export nicht herunterskaliert. Eine Präsentation mit zwanzig Fotos direkt aus der Kamera ergibt leicht ein PDF mit mehreren Dutzend Megabyte, zu viel für viele Mailserver und Upload-Formulare. Nutzen Sie vorher in PowerPoint Bildformat › Bilder komprimieren (150 ppi reichen für Bildschirm und Handout), dann schrumpft auch das PDF.
Zum Format, und wann PowerPoint einfacher ist
PowerPoint erschien erstmals 1987. Das XML-basierte PPTX-Format ist seit PowerPoint 2007 Standard und als ECMA-376 und ISO/IEC 29500 genormt, siehe die Beschreibung der Library of Congress. PDF selbst ist ISO 32000. Mehr zum Quellformat auf unserer PPTX-Seite. Ältere Präsentationen im binären PPT-Format lassen sich genauso umwandeln.
Wer PowerPoint hat, bekommt mit dem eigenen Export das originalgetreueste Ergebnis, weil die Originalschriften verwendet werden. Google Präsentationen (Datei › Herunterladen › PDF-Dokument) und Keynote (Ablage › Exportieren › PDF) funktionieren ebenfalls. Unser Konverter ist praktisch unter Linux, am Chromebook oder Smartphone, für eine zugeschickte Präsentation, die Sie nur lesen oder drucken wollen, und für bis zu zehn Dateien auf einmal. Die PPTX löschen wir direkt nach der Umwandlung, das PDF nach 14 Tagen. Folien als Bilder gebraucht? Das PDF weiter mit PDF in JPG umwandeln. Für Word-Dateien gibt es DOCX in PDF.