Prezentace se posílá jako PDF mnohem častěji než jako PPTX. Chtějí ji tak pořadatelé konferencí, vyučující do Moodlu i úřady, klient si přílohu otevře v telefonu a PDF vypadá stejně, ať má příjemce PowerPoint, Keynote, nebo nic. Navíc nikdo nebude přepisovat vaše snímky. Jen prezentovat PDF neumí, a odtud pocházejí všechna překvapení.
Co převodník vytvoří
Soubor PPTX převedeme na vlastním serveru s běžným nastavením exportu do PDF. Každý snímek dá jednu stránku PDF a stránka má rozměr snímku. Běžná prezentace 16:9 (13,333 × 7,5 palce, tedy 33,867 × 19,05 cm) tak vyjde na šířku přesně v této velikosti, ne na A4. Text zůstane textem, dá se vyhledávat, označit i zkopírovat. Tvary, grafy a diagramy zůstanou vektorové a odkazy klikací.
| V prezentaci | V PDF |
|---|---|
| Viditelné snímky | každý na jedné stránce |
| Skryté snímky | vynechají se |
| Poznámky řečníka, komentáře | nejsou |
| Animace | všechny objekty najednou, jako v režimu úprav |
| Přechody | uložené jako přechody stránek, ukáže je jen některý prohlížeč |
| Video a zvuk | jen statický snímek viditelný na slajdu |
| Obrázky | v plném rozlišení |
Animace a přechody v PDF
Stránka PDF je statický obraz snímku. Všechno, co se mělo objevit animací, je vidět hned, a objekty, které se měly na kliknutí vystřídat, třeba tři popisky na stejném místě, se v PDF překryjí. Dráhy pohybu se ignorují, objekt zůstane tam, kde leží v editoru. Pokud na postupném odkrývání v podkladech záleží, zkopírujte v PowerPointu snímek pro každý krok, z kopií odstraňte objekty, které ještě nemají být vidět, a převeďte znovu. Stejně se připravují prezentace pro tisk.
Přechody mezi snímky se do PDF zapíší jako přechody stránek. Adobe Acrobat Reader některé z nich přehraje v režimu celé obrazovky (Ctrl+L), prohlížeče, Náhled v macOS i aplikace v mobilu je ignorují. Nic se tím nerozbije.
V PDF chybí poznámky
Náš převodník exportuje jen snímky, poznámky psané pod snímkem v PDF nebudou. Potřebujete je, třeba pro kolegu, který bude přednášet, nebo pro podklady s komentářem?
- PowerPoint pro Windows: Soubor › Exportovat › Vytvořit dokument PDF/XPS › Možnosti › Publikovat: Stránky poznámek.
- PowerPoint pro Mac poznámky do PDF exportovat neumí, jak uvádí nápověda Microsoftu. Vytiskněte prezentaci s rozložením Poznámky a zvolte Uložit jako PDF.
- LibreOffice Impress, zdarma pro Windows, macOS i Linux: Soubor › Exportovat jako PDF, zaškrtněte Exportovat poznámky; stránky s poznámkami se připojí za snímky. Všechny volby popisuje nápověda LibreOffice.
Jiná písma a text přetékající z rámečku
PPTX obvykle obsahuje jen názvy písem, ne písma. Pro klasická písma Office má náš server náhrady se stejnou šířkou znaků: Carlito za Calibri, Caladea za Cambria, Liberation za Arial, Times New Roman a Courier New. Text v nich se zalomí stejně jako v PowerPointu. Aptos, výchozí písmo nových prezentací v Microsoft 365 od roku 2023, Segoe UI, písma z Google Fonts jako Montserrat a firemní písma nainstalovaná nejsou a nahradí se jiným. Širší náhrada může zalomit nadpis na dva řádky nebo vytlačit poslední odrážku z rámečku. Pokud musí vzhled sedět přesně, exportujte z PowerPointu na počítači, kde písma máte, nebo před nahráním přepněte písma motivu na Calibri či Arial.
Vložené video a příliš velké PDF
Video ani zvuk se v převedeném PDF nepřehrají. Na snímku zůstane obrázek, který PowerPoint ukazuje, když video stojí, tedy úvodní snímek videa. Nastavte v PowerPointu výstižný a přidejte na snímek viditelný odkaz na video, třeba na YouTube, aby si ho čtenář PDF mohl pustit.
Obrázky se při exportu nezmenšují. Prezentace s dvaceti fotkami přímo z fotoaparátu snadno dá PDF o velikosti desítek megabajtů, což neprojde mnoha poštovními servery ani formuláři pro nahrávání. Nejdřív v PowerPointu použijte Formát obrázku › Komprimovat obrázky (150 ppi na obrazovku i podklady stačí) a PDF se zmenší také.
Něco o formátu a kdy je jednodušší PowerPoint
PowerPoint poprvé vyšel v roce 1987. Formát PPTX založený na XML je jeho výchozím formátem od verze 2007 a je normován jako ECMA-376 a ISO/IEC 29500, viz popis v Library of Congress. Samotné PDF je norma ISO 32000. Víc o zdrojovém formátu najdete na stránce formát PPTX. Starší prezentace v binárním formátu PPT převedete stejně.
Máte-li PowerPoint, je jeho vlastní export nejvěrnější, protože vykreslí originální písma. Poslouží i Prezentace Google (Soubor › Stáhnout › Dokument PDF) a Keynote (Soubor › Exportovat do › PDF). Náš převodník se hodí v Linuxu, na Chromebooku nebo v telefonu, u prezentace od někoho jiného, kterou potřebujete jen přečíst či vytisknout, nebo když chcete převést až deset prezentací najednou. PPTX mažeme hned po převodu, PDF po 14 dnech. Potřebujete snímky jako obrázky? PDF dál převeďte přes převod PDF do JPG. Pro dokumenty Wordu je tu převod DOCX do PDF.